Arvete säilitamine: kui kaua ja kuidas arveid hoida

Uuendatud: juuli 2026 · Lugemisaeg u 4 min

Arve väljastamisega töö ei lõpe: iga arve, nii väljastatud kui ka saadud, on raamatupidamise algdokument, mida tuleb säilitada aastaid. Kui maksukontroll küsib kolme aasta tagust arvet ja sa seda ei leia, on probleem sinul, mitte kliendil. Õnneks on säilitamise reeglid lihtsad ja elektrooniline arhiiv teeb nende täitmise peaaegu tasuta. Vaatame, mida seadus nõuab ja kuidas asi praktiliselt korraldada.

Põhireegel: seitse aastat

Raamatupidamise seaduse järgi tuleb algdokumente, sealhulgas arveid, säilitada seitse aastat. Tähtaeg algab selle majandusaasta lõpust, mil tehing toimus, mitte arve kuupäevast. Näide: kui sinu majandusaasta on kalendriaasta ja väljastasid arve 2026. aasta märtsis, algab seitsmeaastane tähtaeg 31. detsembrist 2026 ja arve peab olema alles kuni 2033. aasta lõpuni.

Sama tähtaeg kehtib nii väljastatud kui ka saadud arvetele, samuti lepingutele ja muudele dokumentidele, mis tehingut tõendavad. Säilitamiskohustus ei sõltu sellest, kas oled käibemaksukohustuslane või mitte. See tuleb raamatupidamise seadusest ja puudutab kõiki raamatupidamiskohustuslasi, ka FIE-sid.

Millal tuleb hoida kauem

Kinnisasjadega seotud arved. Kinnisasja sisendkäibemaksu korrigeerimisperiood on kümme aastat, seega hoia kinnisvara soetamise ja parendamisega seotud arveid vähemalt kümme aastat pärast korrigeerimisperioodi algust. Praktikas on lihtsaim reegel: kinnisvaraarved säilita alatiseks.
Töösuhte dokumendid. Töölepingud ja palgaarvestus alluvad omaette tähtaegadele (töölepingud kümme aastat pärast lõppemist). Need ei ole küll arved, aga hoia nad arvearhiivist eraldi kaustas sama hoolega.
Pooleliolevad vaidlused. Kui arve üle käib kohtuvaidlus või maksumenetlus, säilita dokumente kuni asja lõpliku lahendamiseni, isegi kui seitse aastat saab enne täis.

Kas PDF-ist piisab? Jah, õigel tingimusel

Seadus lubab dokumente säilitada elektrooniliselt. Ainus sisuline nõue: dokument peab olema loetav kogu säilitusaja jooksul ja seda peab saama vajadusel esitada. PDF on selleks praktiliselt ideaalne vorming: see avaneb igas seadmes ka kümne aasta pärast ja seda ei saa kogemata muuta nagu tekstidokumenti või tabelit.

Ka paberarve võib digiteerida ja originaali seejärel hävitada, kui skann on loetav ja terviklik. Vastupidi samuti: elektroonilise arve väljatrükk paberil on korrektne, aga elektrooniline hoidmine on otsitavuse mõttes mugavam.

Kuidas elektrooniline arhiiv õigesti korraldada

Üks koht, selge struktuur. Nt kaust aasta kaupa: Arved/2026/väljastatud ja Arved/2026/saadud.
Failinimi, mis kannab infot: 2026-014_Klient_OÜ.pdf, sest kuupäev või number ees hoiab failid järjekorras.
Varukoopia. Ainult ühes arvutis hoitud arhiiv ei ole arhiiv. Pilvekaust (millel on oma versiooniajalugu) pluss perioodiline varukoopia teise kohta katab enamiku riske.
Ära lõika sidet raamatupidamisega. Arve peab olema seostatav kande ja maksega. Kui kasutad raamatupidamistarkvara, lae arve PDF sinna manusena.

NB! Kui koostad arveid meie tasuta arve koostajas, hoia meeles: tööriist jätab sinu andmed brauseri mällu mugavuse pärast, aga see ei ole arhiiv. Salvesta iga väljastatud arve PDF endale ja arhiveeri see nagu iga teine dokument.

Isikuandmed arvetel ja GDPR

Arvetel on sageli isikuandmeid (nimi, aadress, e-post). GDPR ei nõua nende kustutamist enne säilitustähtaja lõppu. Vastupidi, säilitamine on õiguslik kohustus, mis on isikuandmete töötlemise kehtiv alus. Küll aga tähendab see, et pärast seitsme aasta möödumist ei ole enam head põhjust vanu arveid lõputult hoida: mõistlik on arhiivi kord aastas üle vaadata ja aegunud aastakäigud kustutada.

Mis juhtub, kui arved on kadunud?

Puuduv algdokument tähendab, et kulu või sisendkäibemaksu mahaarvamine võidakse tagasi lükata ja raamatupidamise korraldus loetakse puudulikuks. See võib kaasa tuua maksuotsuse koos intressiga. Kui arve on kadunud, küsi tehingupoolelt koopia (temal on sama dokument oma arhiivis) ja dokumenteeri asendamine. Koopia on parem kui mitte midagi, aga korralik arhiiv on parem kui koopiate tagantjärele kogumine.

Kokkuvõte

Kõiki arveid säilita 7 aastat majandusaasta lõpust; kinnisvaraga seotud arveid kauem.
PDF-arhiiv on täiesti seaduslik, oluline on loetavus kogu perioodi vältel.
Struktuur + failinimed + varukoopia = arhiiv, mis kontrolli ajal ei vea alt.
Meie tööriista brauserimälu ei asenda arhiivi, salvesta PDF-id endale.

Loe edasi: arve kohustuslikud andmed või arve väljastamise tähtaeg ja KMD.

See juhend on üldhariv ega asenda õigus- ega maksunõustamist. Seadused muutuvad, ajakohase info leiad Riigi Teatajast ja Maksu- ja Tolliameti lehelt emta.ee.