Kuidas koostada õiguslikult korrektne arve Eestis
Uuendatud: juuli 2026 · Lugemisaeg u 5 min
Arve on Eestis kõige tavalisem raamatupidamise algdokument: see tõendab, et müüsid kauba või osutasid teenuse ning annab ostjale aluse maksmiseks ja kulu kirjendamiseks. Kuigi arve koostamine tundub lihtne, on seadustes kindlad miinimumnõuded, mille eiramine võib hiljem tähendada vaidlusi kliendiga või probleeme Maksu- ja Tolliametiga. Selles juhendis käime samm-sammult läbi, mida arve Eestis sisaldama peab.
Kaks seadust, mida arve puudutab
Arvele esitatavad nõuded tulevad kahest kohast:
- Raamatupidamise seadus (§ 7) sätestab nõuded igale algdokumendile ka siis, kui sa ei ole käibemaksukohustuslane.
- Käibemaksuseadus (§ 37) lisab oluliselt rangemad nõuded, kui oled käibemaksukohustuslane ja väljastad käibemaksuarve.
Miinimum: mida nõuab raamatupidamise seadus
Raamatupidamise seaduse järgi peab algdokument võimaldama tuvastada vähemalt kolm asja:
- majandustehingu toimumisaja: millal kaup üle anti või teenus osutati;
- tehingu majandusliku sisu: mida müüdi või milline teenus osutati;
- arvnäitajad: kogus, hind ja summa.
Kui arve saaja on samuti raamatupidamiskohustuslane (näiteks teine ettevõte), peab dokumendil olema ka arve number või muu identifitseerimistunnus ning andmed, mis võimaldavad tehingupooli tuvastada, praktikas mõlema poole nimi ja registrikood.
Käibemaksukohustuslase arve: KMS § 37 nõuded
Kui oled käibemaksukohustuslane, peab arvel olema märgatavalt rohkem andmeid. Kohustuslikud väljad on:
- arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev;
- sinu (müüja) nimi, aadress ja KMKR number (käibemaksukohustuslasena registreerimise number);
- ostja nimi ja aadress;
- ostja KMKR number, kui ostjal lasub maksukohustus (nt pöördmaksustamine piiriüleses tehingus);
- kauba või teenuse nimetus või kirjeldus ja kogus;
- kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev, kui see erineb arve kuupäevast;
- hind ilma käibemaksuta ning hinnaalandused, kui neid on;
- maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa;
- käibemaksusumma eurodes ka siis, kui arve ise on muus valuutas;
- maksuvabastuse või pöördmaksustamise korral viide seaduse või direktiivi sättele (nt märge „pöördmaksustamine“).
Millal tuleb arve väljastada?
Käibemaksuseadus annab selge tähtaja: käibemaksuarve tuleb väljastada seitsme kalendripäeva jooksul alates kauba ostjale lähetamise või teenuse osutamise päevast. Kui müüd püsivalt (nt kuutasuline teenus), tuleb arve väljastada seitsme päeva jooksul pärast maksustamisperioodi (kalendrikuu) lõppu. Käibemaksukohustuslasena registreerimata ettevõtjale seadus ranget tähtaega ei sea, kuid hea tava on väljastada arve kohe pärast töö valmimist, nii laekub ka raha kiiremini.
Arve numeratsioon
Arve numbrid peavad olema järjestikused ja kordumatud. Numeratsiooni süsteemi võid valida ise: lihtne jada (1, 2, 3…), aastapõhine (2026-001) või kliendipõhine seeria. Oluline on, et sama numbriga arveid ei oleks kaks ja et jadas ei tekiks seletamatuid auke, sest need tekitavad maksukontrollis küsimusi. Kui pead arve tühistama, tee seda kreeditarvega, mitte numbrit vahele jättes.
Kui sa ei ole käibemaksukohustuslane
Käibemaksukohustuslasena registreerimata ettevõtja (nt väike FIE või alustav OÜ) ei tohi arvele käibemaksu märkida. Kui märgid arvele käibemaksu ilma registreeringuta, tekib sul kohustus see summa riigile tasuda. Jäta käibemaksu rida lihtsalt ära: meie tööriistas vali FIE mall või jäta käibemaksumääraks 0.
Kaua tuleb arveid säilitada?
Raamatupidamise algdokumente, sealhulgas arveid, tuleb säilitada seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil tehing toimus. Säilitada võib ka elektrooniliselt: PDF sobib suurepäraselt, kui see on loetav kogu säilitusaja jooksul. Praktiline soovitus: hoia arved kaustas pilves (nt varukoopiaga), mitte ainult ühes arvutis.
Levinud vead, mida vältida
- Puudub tehingu sisu kirjeldus. „Teenus“ ei ole piisav. Kirjuta, mis teenus, millise perioodi eest.
- Käibemaks märgitud ilma KMKR numbrita või vastupidi: KMKR number olemas, aga käibemaksu ei ole eristatud.
- Vale kuupäev. Kui teenus osutati juunis, aga arve väljastad juulis, märgi ka teenuse osutamise aeg.
- Numeratsiooni augud ja duplikaadid.
- Maksetähtaeg puudub. Seadus seda ei nõua, aga ilma tähtajata on viivise nõudmine hiljem keerulisem.
Kokkuvõte
Korrektne arve Eestis vajab: mõlema poole andmeid, kordumatut numbrit, kuupäeva, selget tehingu kirjeldust koos koguse ja hinnaga ning käibemaksukohustuslasel lisaks KMKR numbrit ja käibemaksu arvestust. Väljasta käibemaksuarve seitsme päeva jooksul ja säilita kõiki arveid seitse aastat. Kui need reeglid on selged, on arve koostamine minutite küsimus. Proovi meie tasuta arve koostajat.
Loe edasi: käibemaksuarve nõuded üksikasjalikult või OÜ ja FIE arvete erinevused.
See juhend on üldhariv ega asenda õigus- ega maksunõustamist. Seadused muutuvad, ajakohase info leiad Riigi Teatajast ja Maksu- ja Tolliameti lehelt emta.ee.