E-arve Eestis: kellele ja millal on see kohustuslik
Uuendatud: juuli 2026 · Lugemisaeg u 5 min
„Saatke meile e-arve“. See lause tekitab paljudes väikeettevõtjates segadust. Kas PDF e-kirja manuses on e-arve? Lühike vastus: ei ole. E-arve on kindlas masinloetavas vormingus dokument, mida raamatupidamistarkvara suudab automaatselt töödelda, ja teatud klientidele on selle saatmine Eestis kohustuslik. Selles juhendis selgitame, mis e-arve täpselt on, keda kohustus puudutab ja kuidas väikeettevõtja saab e-arveid saata ilma suurte kuludeta.
Mis on e-arve ja mis see ei ole
E-arve on struktureeritud XML-vormingus dokument, mille väljad (müüja, ostja, summad, käibemaks, viitenumber) on masinloetavad. Ostja raamatupidamistarkvara loeb e-arve sisse automaatselt, nii et keegi ei pea andmeid käsitsi sisestama ega PDF-ilt numbreid ümber toksima.
E-arve ei ole:
- PDF-arve e-kirja manuses, mis on inimloetav, aga mitte masinloetav;
- skaneeritud paberarve;
- e-kirja sisusse kirjutatud arve.
Alates 2025. aastast on Eestis e-arve vaikimisi standardiks Euroopa standard EN 16931, mis asendas varasema Eesti oma standardi (EVS 923). Kui klient nõuab e-arvet ega täpsusta vormingut, tuleb saata just Euroopa standardile vastav arve.
Avalik sektor: e-arve on kohustuslik alates 2019
Kui sinu klient on riigiasutus, kohalik omavalitsus või muu avaliku sektori üksus, on masinloetav e-arve ainus aktsepteeritav arve vorm juba alates 1. juulist 2019. Riigiasutus ei tohi PDF-arvet ega paberarvet vastu võtta. See tähendab, et avaliku sektoriga lepingut sõlmides pead e-arve saatmise võimekuse endale looma.
Avaliku sektori arvel on tavaliselt vaja ka viitenumbrit ja lepingu või tellimuse viidet, mille tellija annab sulle ise. Ilma nendeta võib arve menetlus takerduda, sest suures asutuses ei leia raamatupidaja muidu üles, millise hankega arve seotud on.
2025. aasta muudatus: iga registreeritud saaja võib e-arvet nõuda
Alates 1. juulist 2025 kehtib raamatupidamise seaduses uus reegel: kui ostja on äriregistris märkinud end e-arve vastuvõtjaks, on tal õigus nõuda müüjalt e-arvet. See tähendab, et e-arve kohustus ei piirdu enam avaliku sektoriga: ka suurem eraettevõte võib öelda, et aktsepteerib ainult e-arveid, ja registreeritud vastuvõtja puhul on see nõue seadusega toetatud.
Praktikas tasub enne ärikliendile arve esitamist kontrollida äriregistrist, kas ta on e-arve vastuvõtjana kirjas. Kui on, küsi, millise operaatori kaudu ta arveid vastu võtab.
Kuidas väikeettevõtja e-arvet saadab
E-arve saatmiseks ei pea ostma kallist tarkvara. Levinumad võimalused:
- E-arveldaja: riigi loodud tasuta või väikese kuluga keskkond äriregistri juures, sobib väikese arvemahuga ettevõttele;
- raamatupidamistarkvara (nt Merit, SimplBooks, Erply Books jt): enamik Eesti tarkvarasid saadab e-arveid paari klikiga;
- e-arve operaatorid (nt Finbite, Telema, Unifiedpost): teenusepakkujad, kes edastavad arveid ettevõtete ja asutuste vahel;
- pangad: osa panku võimaldab väljastada e-arveid püsimakselepingute jaoks (nt eraisikutele suunatud teenustes).
Väikese mahu juures on mõistlik alustada e-arveldajast või oma raamatupidamistarkvara sisseehitatud võimalusest. Eraldi operaatorileping tasub end ära alles suurema arvemahu juures.
Kas PDF-arvel on siis üldse kohta?
On küll. Valdav osa Eesti väikeettevõtete omavahelisest arveldusest käib endiselt tavaliste arvetega, mille juurde PDF sobib suurepäraselt: see näeb igas seadmes ühesugune välja, seda ei saa kogemata muuta ja see vastab kõigile arve sisunõuetele. Ka e-arve kõrvale saadetakse sageli PDF inimloetava koopiana, sest XML-faili on inimesel endal tülikas lugeda.
Mis saab edasi: EL-i suund
Euroopa Liidus liigub käibemaksuaruandlus digitaalse tuleviku poole (nn VAT in the Digital Age ehk ViDA pakett): piiriüleste tehingute puhul muutub struktureeritud e-arveldus ja digitaalne aruandlus järk-järgult normiks järgmise kümnendi jooksul. Väikeettevõtjale tähendab see, et e-arve võimekus tasub endale selgeks teha varem või hiljem nagunii. Kohustuste laienedes oled siis juba valmis.
Kokkuvõte
- E-arve on masinloetav XML-dokument (standard EN 16931), mitte PDF.
- Avalikule sektorile on e-arve kohustuslik alates 2019. aastast.
- Alates 1. juulist 2025 võib iga äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud ostja nõuda sinult e-arvet.
- Saatmiseks sobib e-arveldaja, raamatupidamistarkvara või operaator.
- PDF-arve jääb kasutusse tavaklientide jaoks ja e-arve inimloetava koopiana.
Loe edasi: viitenumber ja selgitus arvel või arve kohustuslikud andmed.
See juhend on üldhariv ega asenda õigus- ega maksunõustamist. Seadused muutuvad, ajakohase info leiad Riigi Teatajast ja Maksu- ja Tolliameti lehelt emta.ee.