Proforma arve: mis see on ja millal seda kasutada
Uuendatud: juuli 2026 · Lugemisaeg u 4 min
Proforma arve näeb välja nagu arve, kannab numbrit nagu arve ja tihti ka makstakse nagu arvet, aga õiguslikult ei ole see arve. See vahe ei ole pedantsus: proforma ja päris arve segiajamine viib käibemaksu- ja raamatupidamisvigadeni, mis tulevad välja kõige ebamugavamal hetkel. Selgitame, milleks proforma hea on ja kuidas seda õigesti kasutada.
Mis on proforma arve
Proforma arve on maksmise ettepanek. Sellega ütled kliendile: „kui soovid tellimust kinnitada, tasu see summa“. See ei ole käibemaksuarve ega raamatupidamise algdokument:
- proforma ei tekita käibemaksukohustust, käive ei teki dokumendi väljastamisest;
- proforma alusel ei kirjendata müüki ega kulu ei sinu ega kliendi raamatupidamises;
- ostja ei tohi proforma alusel sisendkäibemaksu maha arvata.
Millal proforma on õige tööriist
- Ettemaksu küsimine, kõige levinum kasutus: uus klient, eritellimus või suurem töö, kus tahad raha (või osa sellest) enne alustamist;
- tellimuse kinnitamine: klient saab dokumendi, mille alusel sisemine ostuprotsess käivitada, enne kui midagi on tarnitud;
- eksport ja toll: rahvusvahelises kaubanduses kasutatakse proformat kauba väärtuse näitamiseks tollile, kui müügitehing pole veel lõplik (nt näidised);
- hinnapakkumise vormistamine maksevalmis kujul: pakkumine, mille saab kohe maksta.
Mida teha, kui klient maksab: ettemaksu reeglid
Siin on koht, kus enamik vigu tekib. Kui klient tasub proforma alusel, siis käibemaksukohustuslase jaoks tekib käive raha laekumise päeval, sest ettemaks on käibemaksuseaduse mõttes käive. Sellest hetkest kehtivad tavalised reeglid:
- väljasta päris käibemaksuarve laekunud summa kohta seitsme kalendripäeva jooksul laekumisest;
- deklareeri käibemaks laekumise kuu KMD-l;
- kui hiljem osutad teenuse täies mahus, väljasta lõpparve, millel ettemaks on arvesse võetud.
Proforma ise jääb selle kõrval lihtsalt abidokumendiks, seda ei deklareerita kuskil.
Kuidas proforma õigesti vormistada
- Pealkiri „PROFORMA ARVE“ selgelt ja suurelt, et keegi ei peaks seda päris arveks;
- märge, et tegu ei ole käibemaksuarvega ega raamatupidamise algdokumendiga;
- eraldi numeratsiooniseeria (nt P-2026-001), sest proformad ei kuulu käibemaksuarvete jadasse;
- muidu samad andmed nagu arvel: pooled, kirjeldus, summad, maksetähtaeg ja makseinfo, sest klient peab saama mugavalt maksta;
- kehtivusaeg (nt „pakkumine kehtib 14 päeva“), kui hind võib muutuda.
Proforma vs pakkumine vs ettemaksuarve
Need kolm mõistet kattuvad praktikas suuresti:
- Hinnapakkumine on eelkõige läbirääkimisdokument, sellel ei pruugi olla makseinfot;
- proforma arve on maksevalmis pakkumine, makseinfo ja summa on lõplikud;
- ettemaksuarve kasutatakse mõnikord proforma sünonüümina, aga kui ettemaksuarve väljastatakse pärast raha laekumist käibemaksuarvena, on see juba päris arve. Nimetusest olulisem on sisu: kas dokument tekitab maksukohustuse või mitte.
Levinud vead
- Proforma pannakse raamatupidamisse kuluna või tuluna. Ei, kirjendatakse ainult päris arve ja/või laekumine.
- Ostja arvab proforma alusel sisendkäibemaksu maha. Keelatud; mahaarvamiseks on vaja nõuetekohast käibemaksuarvet.
- Ettemaks laekus, aga päris arvet ei väljastatudki. Käive tekkis ikkagi, deklareerimata jätmine on viga, mis tuleb KMD kontrollis välja.
- Proforma numbrid samas seerias päris arvetega tekitab numeratsiooni auke, kui osa proformasid jääb maksmata.
Kokkuvõte
- Proforma on maksmise ettepanek, mitte arve: ei käibemaksu, ei kirjendamist, ei mahaarvamist.
- Raha laekumisel tekib käive: väljasta 7 päeva jooksul päris arve ja deklareeri.
- Pealkiri, seadusemärge ja eraldi numeratsiooniseeria hoiavad dokumendid selgelt lahus.
Loe edasi: käibe tekkimise aeg ja KMD või kreeditarve koostamine.
See juhend on üldhariv ega asenda õigus- ega maksunõustamist. Seadused muutuvad, ajakohase info leiad Riigi Teatajast ja Maksu- ja Tolliameti lehelt emta.ee.