Arvete nummerdamine: järjekorranumbri reeglid ja parimad tavad
Uuendatud: juuli 2026 · Lugemisaeg u 5 min
Arve number tundub tühine detail kuni hetkeni, mil maksukontroll küsib, kuhu kadus arve nr 47, või klient teatab, et sai kaks erinevat arvet sama numbriga. Numeratsioon on üks lihtsamaid asju, mida arvete juures õigesti teha, ja üks tüütumaid asju, mida tagantjärele parandada. Vaatame, mida seadus nõuab ja millised süsteemid praktikas kõige paremini töötavad.
Mida seadus nõuab
Käibemaksuseaduse § 37 järgi peab käibemaksuarvel olema järjekorranumber. Ka raamatupidamise seadus eeldab, et algdokument on identifitseeritav, ja number ongi selleks kõige tavalisem tunnus. Sisuliselt tähendab see kahte nõuet:
- kordumatus: kahte sama numbriga arvet ei tohi olla;
- järjestikkus: numbrid moodustavad jada, milles ei ole seletamatuid auke.
Seadus ei ütle, milline numeratsioonisüsteem peab olema. Võid alustada ühest ja lugeda lõpmatuseni, võid kasutada aastapõhist jada või mitut seeriat. Peaasi, et süsteem on järjekindel ja iga number esineb täpselt üks kord.
Kolm levinud numeratsioonisüsteemi
1. Lihtne jada: 1, 2, 3, …
Kõige lihtsam variant, sobib hästi alustavale FIE-le või väikesele OÜ-le. Miinus: arve numbrist on kliendile näha, kui palju arveid oled kokku väljastanud. Mõni ettevõtja ei taha, et esimene klient näeb arvet nr 1.
2. Aastapõhine: 2026-001, 2026-002, …
Igal aastal algab jada uuesti, aastanumber tagab kordumatuse. See on Eesti väikeettevõtetes ilmselt kõige levinum süsteem: numbrist on kohe näha arve aasta ja aasta lõpus on lihtne kontrollida, et kõik arved on kirjas.
3. Seeriapõhine: T-2026-001, R-2026-001
Kui sul on mitu selgelt eristuvat müügisuunda (nt teenused ja rent) või mitu müügikanalit, võid pidada mitut seeriat. See on lubatud, iga seeria peab lihtsalt olema järjestikune ja seeriad omavahel eristatavad. Ära tekita seeriaid rohkem, kui sul päriselt vaja on: iga lisaseeria on lisakoht, kus võib tekkida segadus.
Augud numeratsioonis: miks need on probleem
Kui jadas on auk (nr 46 ja 48 on olemas, 47 puudub), tekib maksukontrollis kohe küsimus: kas arve 47 kustutati, jäi deklareerimata või on olemas kellegi teise raamatupidamises? Auk ise ei ole rikkumine, kui sellel on selge selgitus, aga iga seletamatu auk vähendab sinu raamatupidamise usaldusväärsust.
Levinumad augu tekkepõhjused ja õiged lahendused:
- Arve koostati valesti ja kustutati. Vale. Väljasta kreeditarve, mis parandab või tühistab vigase arve, ja lase mõlemal dokumendil alles jääda.
- Klient loobus tellimusest pärast arve koostamist. Sama lahendus: kreeditarve, mitte kustutamine.
- Tarkvara reserveeris numbri, aga arvet ei väljastatud. Dokumenteeri see (märge raamatupidamises), et auk oleks selgitatav.
Proforma arved ja pakkumised: eraldi seeria
Proforma arve ei ole käibemaksuarve ega raamatupidamise algdokument, seega ei kuulu see arvete numeratsiooni. Pea proformadele ja pakkumistele eraldi seeriat (nt P-2026-001). Nii ei teki olukorda, kus „päris“ arvete jadas on augud, sest osa numbreid kulus proformadele, mida klient kunagi ei maksnud.
Kas uuel aastal alustada uuesti?
Võid, aga ainult siis, kui numbris sisaldub aasta (2026-001) või muu tunnus, mis välistab kordumise. Kui kasutad puhast jada (1, 2, 3…), ära alusta uuel aastal uuesti ühest, muidu tekivad duplikaadid. Järjepidevus on olulisem kui ilus algus: süsteemi vahetamine keset aastat tekitab rohkem segadust kui ebatäiuslik, aga järjekindel jada.
Praktilised soovitused
- Vali süsteem enne esimest arvet ja jää selle juurde vähemalt aasta lõpuni.
- Kasuta piisavalt numbrikohti (001, mitte 1), kui tahad, et failid sorteeruksid kaustas õigesti.
- Kirjuta numeratsioonipõhimõte üles (üks lause raamatupidamise sise-eeskirjas piisab). See on kuldaväärt, kui raamatupidaja vahetub.
- Ära kodeeri numbrisse infot, mis muutub (nt kliendi nimi), kuupäev ja jada on piisavad.
- Iga tühistamine käib kreeditarvega, mitte numbri taaskasutamise või kustutamisega.
Kokkuvõte
Arvete numeratsioonis on ainult kaks kõva reeglit: numbrid on kordumatud ja järjestikused. Kõik muu on sinu valik: lihtne jada, aastapõhine või seeriatega süsteem. Vigade parandamiseks kasuta alati kreeditarvet, pea proformadele eraldi seeriat ja dokumenteeri erandid, et ükski auk ei jääks seletamatuks.
Loe edasi: arve kohustuslikud andmed või levinumad vead arvetel.
See juhend on üldhariv ega asenda õigus- ega maksunõustamist. Seadused muutuvad, ajakohase info leiad Riigi Teatajast ja Maksu- ja Tolliameti lehelt emta.ee.